Top 7 Fordele Ved Sags- Og Dokumentstyringssystemer

Papirdokumenter eller elektroniske dokumenter udgør alle en væsentlig del af virksomheden. Men at styre alle disse oplysninger nogle gange fra forskellige kilder bliver et udfordrende job. I sådanne tilfælde kan et godt sags- og dokumentstyringssystem, være en stor hjælp afhængigt af en virksomheds art, hjælpe med at gemme, indfange og revidere elektroniske dokumenter og papirdokumenter, samtidig med at organisationen får forskellige andre fordele.

1. Reduceret Lagerplads 

Udgifterne til erhvervsejendomme og opbevaring af papirdokumenter stiger kraftigt. Derfor kan en dokumenthåndteringsløsning i sådanne tilfælde hjælpe med at reducere behovet for kasser, filskabe og opbevaring. Således vil det frigøre kontorlokale og space..

2. Forbedret Sikkerhed 

Dokumenternes sikkerhed og hurtig og sikkerhedsstyret adgang til sagerne og dokumenterne er afgørende for ethvert forretning/ firma. Et Sags og dokumentstyringssystem giver meget bedre kontrol og adgang til følsomme dokumenter og sager, som forskellige personer eller grupper har adgang til. DMS efterlader også et revisionsspor for den person, der har set dokumentet, eller det antal gange, det er blevet ændret. Derfor kan enhver ændring let spores.

3. Forbedret Overholdelse af Lovgivningen

Kravet om sikring af  bevarelsen af visse sager og dokumenter han være meget kompliceret. Sags-og  dokumentstyringssystemet Scandifile kan dog i høj grad reducere risikoen for manglende overholdelse. Scandifile hjælper med at registrere opbevaringsplaner på dine dokumenter på en meget afklaret måde.

4. Lettere Adgang

Med sags-og dokumentstyringssystemet scandifile og Bejourwwwkan du nemt og hurtigt finde dine dokumenter og sager. Afhængigt af den anvendte løsning kan Scandifile  hente sagerne, akterne, dokumenterne, og filerne efter en søgesætning i en søgeform eller via fritekstsøgning i et eller flere dokumenter. Sags og dokumenthåndteringsløsningen giver også mulighed for at få fjernadgang til dokumenterne.  Et godt netværk er nok til at få adgang til sine dokumenter hvor som helst.

5. Bedre Samarbejde 

Med en sags- og dokumenthåndteringsløsning som scandifile for windows er det nemmere at dele oplysninger og samarbejde. Det giver også stor sandsynlighed for forretningsvækst og en bedre chance for overvågning af arbejdsgange. Et dokumentstyringssystem tilbyder også versionskontrol, som hjælper med at gendanne ældre versioner af det samme dokument. Det bedste er, at alt det dokument, der er gemt i systemet, kan ses hvor som helst med forskellige applikationer

6. Bedre Backup og Genoprettelse Efter Nedbrud 

En DMS har altid en katastrofeberedskabsplan. Derfor forbliver alle dine vigtige metadata og dokumenter beskyttet mod katastrofer. Da alle metadata gemmes i en SQL database og dokumenterne gemmes centralt i et dokumentarkiv , kan de heller ikke mistes eller gå tabt efter visning. Faktisk er det ganske nemt at finde  ethvert dokument ved hjælp af systemet via søgeforms, da de er meget sporbare inden for en række kriterier.

7. De immaterielle Værdier

Et sags- og dokumenthåndteringsløsning som scandifile for windows giver mange fordele, herunder konkurrenceevne, fleksibilitet, ro i sindet og forbedrede kunderelationer. Løsningerne kan også nemt tilpasses for at imødekomme en virksomheds forskellige ønsker, Intranetadgang, journalisering af e-mails

Konklusion 

Et godt sags- og dokumenthåndteringsløsning som scandifile for windows kan tilbyde en række fordele for en virksomhed. Spild derfor ingen tid og tag initiativ til at prøve sags- og dokumenthåndteringsløsning som scandifile for windows fra scandiplan Systems. Det er helt sikkert, at du i høj grad vil forbedre dine forretningsprocesser og effektivitet med systemet.